25 trucos útiles para Gmail que desearías conocer antes

¿Quieres una lista de trucos de Gmail para facilitar mucho la vida en la bandeja de entrada?

Estás en el lugar correcto.

Ya sea que su objetivo sea ser más productivo, organizar su bandeja de entrada o ahorrar un tiempo valioso, estos consejos de Gmail le solucionarán el problema.

Vamos a sumergirnos de lleno.

1. Crea respuestas con ChatGPT

Este primer truco de Gmail te permitirá escribir respuestas por correo electrónico en poco tiempo.

Porque ahora puedes usar Gmail con ChatGPT.

Es un complemento de Gmail llamado ReplAI que te brinda un asistente personal de inteligencia artificial para que puedas crear fácilmente respuestas de correo electrónico perfectas.

Para usarlo, deberá instalar el complemento desde el mercado de aplicaciones. Encontrarás el mercado a continuación. Añadir pantalla en la configuración de Gmail.

buscar ReplAIInstálalo y estarás listo para comenzar.

Aquí hay una respuesta que encontré en mi prueba, que fue precisa y una respuesta contextualmente relevante.

2. Crea tareas y recordatorios

Con este truco, puedes convertir cualquier correo electrónico en una tarea.

Es una característica útil para rastrear tareas en la aplicación Google Tasks, que es realmente genial y se sincroniza con las aplicaciones de Android e iOS y Tasksboard.com.

Haga clic en el icono de cualquier correo electrónico para agregar una tarea:

La aplicación Tareas se abre a la derecha y proporciona el título de la tarea como línea de asunto del correo electrónico. También puede configurar un recordatorio de tarea, agregar más detalles y subtareas, y destacar tareas importantes:

3. Deshacer los correos electrónicos enviados

Esta característica le evitará posibles problemas.

Si se da cuenta de que cometió un error después de presionar enviar, puede detener la entrega del correo electrónico y editarlo.

solo mata atrás Cuando aparece:

El valor predeterminado está establecido en 5 segundos que se pueden extender Ajustes:

4. Establece la hora de envío

¿Quieres escribir un correo electrónico y enviarlo más tarde? ningún problema.

Esta función de Gmail le permite programar el envío de un correo electrónico si se siente muy activo o se encuentra en una zona horaria diferente a la del destinatario.

Lo que debes hacer es hacer clic en la flecha hacia abajo al lado de enviar botón y haga clic Horario, horario.

Elija de una lista predefinida o seleccione su fecha y hora preferidas para enviarlo.

5. Administra múltiples bandejas de entrada

¿Quieres ver varias bandejas de entrada?

Este truco de Gmail te permite ver tus correos electrónicos destacados, borradores y tu bandeja de entrada en una sola pantalla, lo que puede facilitar la administración.

Actívalo haciendo clic en icono de engranaje En la esquina superior derecha y seleccionando Múltiples bandejas de entrada.

También puedes personalizar la visualización y elegir lo que aparece, como incluir correos electrónicos de una persona específica:

6. Utilice filtros de Gmail

Los filtros de Gmail son una excelente manera de organizar su bandeja de entrada. Para acceder a los filtros, haga clic en el icono al lado de la barra de búsqueda.

Funciona definiendo primero qué correos electrónicos desea filtrar según una variedad de criterios, como destinatario, línea de asunto, palabras clave o tamaño del correo electrónico.

Luego eliges cómo quieres filtrar esos correos electrónicos. Las opciones incluyen omitir la bandeja de entrada, marcarla como leída, destacarla, aplicar una etiqueta, eliminarla, etc.

7. Búsqueda avanzada

Usando el mismo ícono que en el consejo anterior puedes buscar correos electrónicos con un peine de dientes finos.

Esta es una gran característica si necesita encontrar un correo electrónico con palabras específicas de una persona específica o recopilar correos electrónicos no deseados para eliminarlos todos a la vez.

Una vez que haya configurado sus parámetros, los resultados aparecerán en la ventana principal.

8. Atajos de teclado

¿Sabías que puedes activar atajos de teclado para realizar acciones específicas?

Primero, enciéndelo Ajustes:

Y aquí hay algunos para comenzar:

• escribir (c)
• Buscar correos electrónicos (/)
• Respuesta (r)
• Responder todas (a)
• adelante (f)
• Seleccionar mensajes no leídos (Shift + 8 + u)
• Archivar correos electrónicos seleccionados (e)
• Marcar los correos electrónicos seleccionados como importantes (=)

Para obtener la lista completa, utilice Acceso directo (Mayús +?) para ver una ventana emergente de lo que está disponible.

9. Utilice alias para un control refinado de la bandeja de entrada

Crear alias de direcciones de correo electrónico en Gmail tiene muchas ventajas.

Pero lo más importante es crear filtros hiperrelacionados basados ​​en los apodos que le das a los diferentes sitios web.

Por ejemplo, digamos que desea administrar mejor todos los correos electrónicos de boletines que recibe.

Simplemente puede actualizar su dirección de correo electrónico con estas listas de correo electrónico agregando Plus + símbolos y palabras»Boletin informativo«Antes de @ firmar

como esto: [email protected]

La palabra que agregues puede ser cualquier cosa.

• promociones
• social
• El mercado
• amigos

etc.

Entonces es el momento de crear un filtro. Haga clic en el botón al lado de la barra de búsqueda e ingrese su nueva dirección de alias en «».a«campo, luego haga clic Crear un filtro:

Ahora puedes marcar estos correos electrónicos como importantes, eliminarlos, ponerles una etiqueta, enviarlos a redes sociales o promoción, o lo que quieras para mantener estos correos electrónicos separados del resto.

10. Silencia la conversación

Las conversaciones silenciadas evitan que aparezcan hilos no deseados en su bandeja de entrada. Esto es útil si ya no eres parte de la comunicación pero aún recibes correos electrónicos.

Cuando silencias un hilo, se archiva automáticamente, lo que significa que puedes acceder a él si lo necesitas.

También puedes buscar «conversaciones silenciadas»es: mudo» en la barra de búsqueda.

Para silenciar la conversación, haga clic en el hilo, haga clic en tres puntos En el panel superior, seleccione «silencio«.

11. Proteja la información confidencial con el modo incógnito

¿Necesita enviar datos confidenciales a un colega de trabajo o a un cliente en Gmail?

Este truco de Gmail te permite establecer una fecha de vencimiento para los correos electrónicos o revocar el acceso a ellos si alguna vez lo necesitas.

También evita que los destinatarios reenvíen, copien o impriman los correos electrónicos que usted envía.

Para activar el modo secreto, haga clic en Icono de candado Con el botón Enviar para ver la configuración.

Puede establecer la duración y también establecer un código de acceso para mayor seguridad.

12. Guarde el archivo adjunto en Google Drive

Gmail está integrado con Google Drive, lo que significa que es fácil mover archivos a una carpeta y luego eliminar correos electrónicos para liberar tu bandeja de entrada.

Simplemente coloque el cursor sobre el archivo adjunto y haga clic Icono de unidad. Luego, muévalo a una carpeta de su elección.

Para buscar correos electrónicos con archivos adjuntos, utilice hay apego El botón que aparece al hacer clic en el cuadro de búsqueda.

13. Traducir el correo entrante

¿Necesita traducir correos electrónicos escritos en un idioma diferente?

ningún problema.

Simplemente haga clic en tres puntos a la derecha del correo electrónico y haga clic en «Traducir el mensaje«:

Luego, seleccione el idioma al que desea cambiarlo:

La traducción integrada de Gmail se convertirá a otro idioma en segundos.

14. Vista previa de correos electrónicos para un flujo de trabajo más rápido

Otro truco útil de Gmail que puede acelerar su flujo de trabajo es obtener una vista previa de los correos electrónicos en un panel separado.

Esto es muy útil si cambia entre varios correos electrónicos o necesita responder a muchas personas a lo largo del día.

Para encenderlo, vaya a Ajustes Haga clic en la pantalla y bandeja de entrada Pestaña. Desplácese hacia abajo para Panel de lectura. Puedes mostrarlo en el lado derecho de la bandeja de entrada o debajo de ella.

15. Sincronizar un CRM con Gmail

Muchas herramientas de CRM se integran con Gmail, lo que facilita la gestión de las interacciones con los clientes de forma más eficiente.

Sincronizar su software CRM favorito con Gmail le brinda acceso a las funciones de CRM directamente desde su bandeja de entrada de Gmail.

Además, seguimiento de correo electrónico, gestión de contactos y clientes potenciales, gestión de tareas y actividades, automatización, colaboración en equipo y más.

Cada CRM se integra de manera diferente y va más allá del alcance de este correo electrónico. Pero puedes encontrar una lista de CRM habilitados para Gmail aquí.

16. Utilice Gmail sin conexión

Este pequeño truco te permite leer, responder y buscar correos electrónicos incluso cuando no tienes conexión a Internet.

Funciona almacenando correos electrónicos en segundo plano en su dispositivo y puede configurar la cantidad de días que se sincronizará.

Todos los correos electrónicos enviados se almacenan en la carpeta Bandeja de salida y se enviarán cuando vuelva a estar en línea.

17. Eliminar el formato no deseado

¿Necesita eliminar el formato de un correo electrónico que envía?

Esta función de Gmail le permite restablecer el formato a texto sin formato con solo hacer clic en un botón.

Simplemente haga click flecha hacia abajo en el composición ventana, luego haga clic t Con un tachado:

Esto es realmente útil si ha pegado texto con mucho formato.

18. Reciba un «empujón» para correos electrónicos importantes

Un «empujón» en Gmail es como un recordatorio para leer o responder correos electrónicos importantes. Aparecen después de unos días sin interacción.

Para activarlos, vaya a Configuración > General Y desplácese hacia abajo empujar:

Seleccione ambas opciones para recibir una notificación cuando necesite responder correos electrónicos importantes o realizar un seguimiento.

19. Crea una bandeja de entrada prioritaria

Esta función prioriza sus correos electrónicos según sus hábitos de lectura.

Verá aspectos destacados de diferentes bandejas de entrada y le mostrará correos electrónicos según lo que es importante para usted.

Para mostrar su bandeja de entrada preferida, selecciónela Tipo de bandeja de entrada en el Ajustes desplegable.

También puedes personalizar la bandeja de entrada con precisión detallada en cuanto a lo que muestra.

A medida que interactúas con Priority Inbox, Gmail aprende qué correos electrónicos son más importantes para ti, lo que convierte a Gmail en una experiencia más eficiente.

20. Agregue una firma de correo electrónico personalizada

Una firma de correo electrónico es una forma poderosa y profesional de hacer que sus correos electrónicos se destaquen de los demás.

También es útil para el destinatario, ya que puede proporcionar enlaces a sus cuentas de redes sociales, sitio web y otros datos de contacto.

Para crear una firma de correo electrónico, vaya a Ajustes generales pestaña, desplácese hasta firma Configuración y haga clic en Agregar firma.

Se le pedirá que ingrese el nombre de su firma. Luego verá un campo donde ingresará la información de la firma:

También puede configurar su firma predeterminada para que se muestre en nuevos correos electrónicos o respuestas en Configuración.

Lea también: La mejor fuente para tu firma de correo electrónico

21. Mantente organizado con etiquetas

Las etiquetas son una forma eficaz de categorizar sus correos electrónicos por tipo, proyecto, importancia u otros criterios.

Son como carpetas, sólo que mejores. Esto se debe a que puede agregar varias etiquetas a los correos electrónicos y no estarán ocultas donde no pueda verlas.

En cambio, las etiquetas aparecen como pegatinas similares a etiquetas que se pueden distinguir por el color.

Luego puede hacer clic en una etiqueta en la parte inferior de la barra lateral izquierda para ver todos los correos electrónicos en esa categoría.

22. Crea respuestas «enlatadas»

Una respuesta predeterminada es una plantilla de correo electrónico que ha creado con anticipación y que se puede agregar a nuevos correos electrónicos o respuestas para obtener respuestas rápidas.

Estos pueden resultar útiles si responde constantemente a colegas o clientes con la misma respuesta.

Para utilizar este truco de Gmail, primero active la función Ajustes de avanzado Pestaña.

Luego, para crear una plantilla, escribe un nuevo correo electrónico como de costumbre. Luego haga clic en guardarlo Tres puntos > Plantillas > Guardar borrador como plantilla > Guardar como plantilla nueva.

Ahora puede agregar una plantilla protegida desde su lista de plantillas cuando necesite enviar una respuesta predeterminada.

23. Respuesta automática de Gmail

Enviar un correo electrónico automatizado puede resultar muy útil en muchas situaciones.

Como cuando estás de vacaciones, el fin de semana o dependiendo de una línea de asunto o destinatario específico.

Primero, necesitarás crear una plantilla o una respuesta predefinida a partir de un truco anterior.

Luego, para enviarlo automáticamente, deberás crear un filtro a partir de él. Direcciones filtradas y bloqueadas Pestaña a continuación Ajustes.

El paso inicial es el desencadenante:

• Cuando una determinada persona te envía un correo electrónico,
• Cuando alguien te envía un correo electrónico,
• Hay un tema o palabra clave específica,
• etc…

hacer clic Crear un filtro Y elige enviar la plantilla Y seleccione la plantilla que creó.

Ahora el correo electrónico se enviará automáticamente según el activador que haya seleccionado.

Lea también: ¿Cuándo es el mejor momento para enviar un correo electrónico en frío?

24. Más estrellas, más organización

¿Sabías que hay más estrellas disponibles que una sola estrella amarilla?

Hay 12 asteriscos disponibles, algunos de los cuales ni siquiera son asteriscos, sino signos de exclamación, signos de interrogación y otros símbolos.

Puedes usar la estrella predeterminada para lo que quieras. A menudo destaco los correos electrónicos que quiero leer más adelante.

Se pueden utilizar otras estrellas para resaltar un propósito diferente.

Es una forma rápida de marcar correos electrónicos con íconos para poder identificar qué debes hacer con ellos.

Por ejemplo, uso un signo de interrogación morado en correos electrónicos de los que no estoy seguro y que pueden necesitar mi atención más adelante. Y uso un signo de exclamación rojo para marcar los correos electrónicos que quiero cancelar y eliminar de mi bandeja de entrada.

A continuación se explica cómo utilizarlos.

Navegar a General En la pestaña Configuración Ajustes Página y desplácese hacia abajo las estrellas sección:

Luego dibuja las estrellas que quieras. en uso Línea y clic ahorrar al final de la página.

Para marcar un correo electrónico con una estrella diferente, haga clic en el botón de estrella y siga haciendo clic hasta obtener la que desea.

25. Obtenga la bandeja de entrada cero

Este puede ser el logro más deseado en la sociedad moderna. Al menos para aquellos que necesitan un rendimiento óptimo.

En caso de que no lo sepas, bandeja de entrada cero es el término utilizado para no tener ningún correo electrónico en tu bandeja de entrada al final de cada día.

Usar algunos de los consejos de este artículo puede ayudarlo a administrar mejor los correos electrónicos y, potencialmente, facilitar la cancelación de la suscripción y la eliminación de correos electrónicos que ya no necesita.

Pero hay una manera sencilla, que es archivarlos todos.

Archivar correos electrónicos es una forma de decir que leí o actué en consecuencia de este correo electrónico, por lo que ya no lo necesito, pero no quiero eliminarlo.

Puede archivar toda su bandeja de entrada, lo que le brindará un espacio completamente limpio y aún así acceder a ella en la bandeja de entrada Todos los correos.

Para archivar todo, haga clic en controlar cuadro en la parte superior, luego haga clic en Texto»Seleccionar todas las X conversaciones en primaria«.

Sí, ¡son más de 10,000 correos electrónicos que necesito organizar!

Haga clic en archivo Botón para borrar tu bandeja de entrada:

Si utiliza Promociones y Bandeja de entrada social, deberá hacer lo mismo con estos.

Cuando recibas nuevos correos electrónicos, será mucho más fácil de gestionar.

¡buena suerte!

Hack de Gmail para cerrar

Ahí tienes. Una lista enorme de trucos para Gmail que te mantendrán ocupado pero te ahorrarán tiempo a largo plazo.

Muchos de estos consejos mejorarán tu experiencia con Gmail, acelerarán el flujo de trabajo y, en última instancia, harán que tu bandeja de entrada sea mucho más divertida, si es posible.

Para ahorrarle más tiempo, consulte nuestra publicación sobre los mejores servicios de reenvío de correo electrónico. Son muy útiles si tiene varias direcciones de correo electrónico que desea utilizar en una sola cuenta.